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Le PV de carence en CSE : Quand l’instance ne peut pas se réunir

Le procès-verbal de carence est un document que l’on associe souvent aux élections du Comité Social et Économique (CSE), mais saviez-vous qu’il existe un autre type de PV de carence, qui n’a rien à voir avec les élections ? Ce PV concerne les réunions du CSE. Oui, car si le CSE joue un rôle crucial dans la vie de l’entreprise, il arrive parfois que certaines réunions ne puissent pas avoir lieu. Et là encore, il faut rédiger un PV de carence.

Voyons ensemble dans quel contexte ce document s’applique, pourquoi il est indispensable et comment il se rédige.

Qu’est-ce qu’un PV de Carence en Réunion de CSE ?

Un procès-verbal de carence en réunion de CSE est un document rédigé lorsqu'une réunion programmée du CSE ne peut pas se tenir. Ce type de carence survient lorsque le quorum (nombre minimum de membres présents requis) n’est pas atteint ou si les représentants du personnel ne se présentent pas à la réunion.

Dans ce cas, il ne s’agit pas de prouver l’absence de candidats aux élections, mais de justifier que la réunion prévue n’a pas pu avoir lieu, même si elle avait été correctement convoquée.

Quand est-ce qu’un PV de Carence est nécessaire ?

Il y a plusieurs situations dans lesquelles un PV de carence en réunion de CSE peut être nécessaire :

- Absence de quorum : Le CSE ne peut légalement délibérer que si un certain nombre de représentants du personnel est présent. En général, le quorum correspond à la majorité absolue des membres titulaires. Si ce nombre n’est pas atteint, la réunion doit être annulée, et un PV de carence doit être rédigé.

- Absence totale des membres du CSE : Si, pour une raison ou une autre, aucun représentant du personnel ne se présente à la réunion, celle-ci ne peut pas se tenir et il est obligatoire d'établir un procès-verbal pour consigner cet événement.

- Grève ou conflit social : Il peut arriver que les membres du CSE boycottent une réunion en cas de désaccord ou de mouvement social. Là encore, un PV de carence sera rédigé pour justifier l’impossibilité de tenir la réunion.

Pourquoi rédiger un PV de Carence ?

Rédiger un PV de carence permet de formaliser l’impossibilité de tenir une réunion du CSE. Ce document présente plusieurs intérêts :

Traçabilité : Le PV de carence permet de garder une trace officielle de l’annulation ou de la non-tenue de la réunion. Cela montre que l’employeur a bien convoqué les membres et que ceux-ci ont été informés .

Preuve juridique : En cas de litige ou de contrôle par l’inspection du travail, le PV de carence prouve que l’employeur a respecté son obligation de réunion, mais que celle-ci n’a pu avoir lieu pour des raisons indépendantes de sa volonté.

Responsabilisation des membres : Si les représentants du personnel ne se présentent pas à une réunion sans raison valable, cela peut engager leur responsabilité. Le PV de carence permet ainsi de mettre en lumière ces absences.

Comment rédiger un PV de Carence ?

La rédaction d’un PV de carence pour une réunion de CSE est relativement simple, mais il doit contenir certaines informations indispensables pour être valide. Voici les éléments essentiels à y inclure :

Date prévue de la réunion : Indiquez le jour et l’heure auxquels la réunion aurait dû avoir lieu.
Raison de la carence : Mentionnez clairement pourquoi la réunion n’a pas pu se tenir
(absence de quorum, absence totale des membres, grève, etc.).
Liste des membres convoqués : Spécifiez les noms des membres du CSE qui ont été
convoqués à la réunion.
Présence ou absence des membres : Notez quels membres étaient présents et quels membres étaient absents.
Remarques éventuelles : Si des échanges ou des justifications ont eu lieu en amont ou après
la réunion (ex : explications des membres absents), il est utile de les noter.

Le document doit être daté et signé par l’employeur (ou son représentant), ainsi que par les éventuels membres présents lors de la réunion avortée.

Quelles sont les conséquences d’un PV de Carence ?

La rédaction d’un PV de carence n’annule pas l’obligation de tenir des réunions régulières du CSE. Il s’agit simplement d’un constat. Voici les principales conséquences :

Nouvelles convocations : En cas d’absence de quorum, une nouvelle réunion devra être convoquée sous un certain délai, généralement sous huit jours. Cette seconde réunion pourra, elle, se tenir sans quorum.

Délai de traitement prolongé : Certains sujets urgents ou sensibles (comme les questions de santé et sécurité) peuvent être retardés si la réunion n’a pas eu lieu. Il est donc important que la nouvelle réunion se tienne rapidement.

Risque de contentieux : Si l’absence des membres est due à un conflit ou une grève, cela peut refléter une tension dans le dialogue social. Le PV de carence permettra d’expliquer cette situation en cas de contentieux devant les tribunaux.

Comment éviter un PV de Carence ?

Pour éviter qu’une réunion du CSE ne se transforme en PV de carence, certaines bonnes pratiques peuvent être mises en place :

Anticiper les absences : Avant chaque réunion, assurez-vous que le quorum pourra être atteint en vérifiant la disponibilité des membres. Si des absences sont prévues, cela permet de reprogrammer la réunion à une date plus favorable.

Favoriser le dialogue social : Si l’absence des membres est liée à un conflit, il est crucial de renouer le dialogue pour trouver une solution avant d’en arriver à l’annulation de la réunion. Des discussions informelles en amont peuvent souvent débloquer des situations tendues.

Utiliser la visioconférence : Depuis la crise sanitaire, les réunions à distance sont largement acceptées. Proposer une participation en visioconférence peut encourager une meilleure assiduité, surtout si certains membres sont en déplacement ou en télétravail.

Un Document Incontournable

Le PV de carence en réunion de CSE est un document essentiel pour formaliser l’absence de quorum ou de participants lors d’une réunion. Bien qu’il ne résolve pas le problème de fond, il permet de garder une trace officielle de l’événement et de montrer que l’employeur a rempli ses obligations.

Il est donc important de bien comprendre son utilité, de savoir quand et comment le rédiger, et de prendre toutes les précautions pour éviter qu’une réunion ne se solde par une carence, car cela pourrait ralentir les processus décisionnels de l’entreprise.

En bref, mieux vaut éviter les PV de carence, mais quand ils sont nécessaires, ils doivent être bien faits !